При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие на предприятии делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями (рис. 2.9):

Основные бизнес-процессы — генерируют доходы предприятия;
Обеспечивающие бизнес-процессы — поддерживают инфраструктуру предприятия,
Бизнес-процессы управления — управляют предприятием,

• Бизнес-процессы развития — развивают предприятие. Данный подход классификации бизнес-процессов является одним

из часто используемых на практике.

Основные бизнес-процессы лежат на пути следования продукции. Сначала в виде маркетинговой информации, проекта, затем в виде материального объекта (детали, товара, программного продукта, услуги и т. д.). В качестве схемы для выделения Основных бизнес-процессов можно использовать схему жизненного цикла продукции рис. 2.10.

В зависимости от особенностей конкретного предприятия выбираются те бизнес-процессы, которые существуют на любом предприятии. При этом целесообразно соблюдать следующие правила:

Правило 1. Данный перечень бизнес-процессов не является обязательным и полным, названия процессов в конкретных организациях могут не совпадать с приведенными на данном рисунке, процессы можно объединять и исключать в зависимости от целей и особенностей конкретной организации. В данном случае важна суть дела: через Основные бизнес-процессов проходят производимая продукция и/или услуги и их компоненты (маркетинг, проект, входящие материалы и др.).

Правило 2. Основных бизнес-процессов должно быть не более чем 7±2. Эта цифра исходит из того, что высший руководитель, как любой человек, не может эффективно руководить и воспринимать информацию от большего количества основных направлений деятельности.

Правило 3. При выделении бизнес-процессов необходимо назначать лиц, ответственных за их результативность (Хозяев процессов). Каждый бизнес-процессов должен иметь только одного Хозяина.

Правило 4. Чтобы Хозяин мог влиять на ход бизнес-процессов и его результаты, ему должны быть выделены все необходимые ресурсы и полномочия и установлены показатели эффективности бизнес-процессов, адекватно отражающие ход бизнес-процессов. По этим показателям (в том числе экономическим) Хозяин должен регулярно отчитываться перед высшим руководителем о результатах своей деятельности.

Кроме основных бизнес-процессов на предприятии существуют Обеспечивающие (вспомогательные) бизнес-процессы. Эти бизнес-процессы напрямую не контактируют с продукцией и предназначены для обеспечения нормального функционирования основных бизнес-процессов. К таким бизнес-процессам относятся: процесс подготовки, обучения и аттестации персонала, процесс управления документацией, который устанавливает порядок разработки, утверждения и ведения документации, регламентирующей деятельность организации и ее отдельных подразделений и обеспечивает эффективную работу всех бизнес-процессов.

Обеспечивающие бизнес-процессы обеспечивают работу основных Процессов (сервисное обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, обеспечение работы офиса, информационное обеспечение, обеспечение финансовой поддержки, управление окружающей средой, PR-деятельность и связь с общественностью и т.д.). При выделении вспомогательных бизнес-процессов действуют аналогичные правила:

Правило 1. Деятельность и персонал вспомогательных бизнес-процессов не работают с продукцией, составляющей цель деятельности предприятия напрямую, а обеспечивают работу основных бизнес-процессов.

Правило 2. Количество вспомогательных бизнес-процессов не должно быть более, чем 5±2. В ином случае высший руководитель теряет управление организацией по той же самой причине.

Правило 3 и Правило 4. Такие же, как для основных бизнес-процессов.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Бизнес-процессы управления являются также обеспечивающими. Дан-

ные бизнес-процессы позволяют управлять предприятием, обеспечивая его выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих бизнес-процессов относят следующие бизнес-процессы

• Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие предприятия и регулируют его текущую деятельность.

. Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью предприятия.

Отличительными особенностями бизнес- процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. (Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т.д. (табл. 2.1).

Таблица 2.1 Характеристики бизнес-процессов управления

Определения	Отличительные особенности
• Бизнес-процессы, которые	• Имеют типовую внутреннюю структуру:
обеспечивают выживание, кон-	- Планирование;
курентоспособность и развитие	- Организация;
предприятия, регулируют его те-	- Учет;
кущую деятельность;	- Контроль;
• Бизнес-процессы, прямой це-	- Регулирование.
лью которых является управле-	• Различие между бизнес-процессами
ние деятельностью предприятия.	управления определяется спецификой
	объектов управления, которыми процесс
	управляет:
	- «Стратегия»;
	- «Деньги»;
	- «Персонал»;
	- «Потребитель»;
	- «Товарный запас»;
	- «Активы»;
	- и т.д.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

• Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информа ция, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

. Этап 2. «Организация». После разработки плана необходимо обеспечить его реализацию — довести мероприятия до сотрудников, обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

• Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода необхо димо собрать фактическую информацию о выполнении запланиро ванных работ и достигнутых результатов.

. Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ отклонений.

«Этап 5. «Регулирование». На последнем этапе принимается решение о последующих действиях — корректировки плана.

Рис. 2.11 — Перечень бизнес-процессов управления

Учитывая идентичную структуру и общность бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов, разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности.

Для этого необходимо принять за основу типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью предприятия и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов на предприятии не хватает для того, что бы перевести предприятие в более оптимальное состояние «как надо».

Развивающиеся бизнес-процессы — это процессы, позволяющие создать цепочку ценности в основном и во вспомогательном бизнес-процессах на новом уровне показателей. К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

. Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.

. Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности предприятия.

Например: разработка продукции и развитие поставщика.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по истечении определенного периода (табл. 2.2).

Таблииа 2.2

Характеристики бизнес-процессов развития

Определения

Отличительные особенности

• Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в дол госрочной перспективе;

• Бизнес-процессы, целью которых является совершенствование и разви тие деятельности предприятия.

• На 80% представляют проекты — процессы, которые выполняются один раз;

• Требуют иных техник управления, которые называют технологиями уп равления проектами;

• Предъявляют иные требования к проектному управлению в отличие от требований к операционному управле нию.

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития является то, что они на 80% представляют из себя проектную деятельность (проект — это процесс, который реализуется один раз, после

чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает новый проект и эта ситуация повторяется многократно). Бизнес-процессы развития — это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации.

При выделении сети бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации, при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов этот норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов.

Глубина описания бизнес-процесса зависит от цели и в каждом конкретном случае индивидуальна. Тем не менее, в проектах по описанию бизнес-процессов учитываются стандартные цели и стандартные критерии определения глубины описания бизнес-процессов. В общем случае процесс нужно декомпозировать до тех пор, пока не будет разграничена ответственность между конкретными сотрудниками предприятия. По достижении этого уровня необходимо остановиться.

Пример выделения бизнес-процессов предприятия приведен на рис. 2.12.

Данная сеть бизнес-процессов не является универсальной, возможны варианты, параллельного выполнения части бизнес-процессов.

В условиях обостряющейся конкуренции основные резервы повышения эффективности бизнес-систем находятся внутри их самих, поскольку цена ресурсов на входе и продукции на выходе колеблется, как правило, в незначительном диапазоне, что особенно заметно на рынке потребительских товаров. Поэтому активная работа по описанию корпоративной сети бизнес-процессов, их регламентации, аудиту и проектированию является объективной необходимостью.

Целью процессного управления предприятием является:

решение определенной проблемы;
достижение какой либо цели.

Исходя из этого, используют принципы выделения бизнес-процессов под свои проблемные зоны или для достижения поставленных целей.

Принцип выделения процессов под проблемные зоны предусматривает, что предприятие идентифицирует свои проблемные зоны и соотносит их с видами деятельности, в которых могут возникать данные проблемы.

Принцип выделения процессов под цели предприятия предусматривает, что предприятие определит виды деятельности, которые вносят наиболее существенный вклад в достижение поставленных целей.

■ ■ ■ Деятельность, в которой возникают проблемы
вша іДеятельность, вносящая существенный вклад в достижение целей

Рис. 2.13 —Идентификация (выделение) бизнес-процессов

Итогом идентификации (выделения) процессов является список процессов с их названием и кратким описанием функций, которые включает в себя определенный бизнес-процесс. Схематически выделение бизнес-процессов из общих видов деятельности показано на рис. 2.13.

Указание основных функций необходимо для понимания сущности бизнес-процесса, поскольку одного наименования бизнес-процесса недостаточно, и могут возникнуть противоречивые представления.

Пример: предположим, что бизнес-процесс имеет название «Управление договорами», при этом возникает вопрос: будет пи данный бизнес-процесс включать в себя рассылку договоров и контроль исполнения договорных обязательств или ограничится согласованием и подписанием таковых? Выделяя основные функции бизнес-процесса, преследуется еще одна цель, связанная с определением границ процесса и его владельца.

studfiles.net

Понятие бизнес-процесса

Большое количество предпринимателей, в независимости от размеров их собственного дела, встречались с понятием бизнес-процесса. Осознание важности данного концепта, так или иначе, приходит к руководителю любой организации, однако, предпочтительнее, чтобы это произошло на стадии ее создания либо даже при задумке дела в будущем.

Следует отметить, что построение бизнес-процессов необходимо не только при создании своего бизнеса. Очень часто бывает так, что руководители начинает задумываться об этом, только когда вместо прибыли компания начинает нести потери из-за ряда причин, происходит сокращение рынков, растет конкуренция и т.д. И вот тогда возникает необходимость принятия каких-либо мер для увеличения продаж, прибыли бизнеса, иногда даже для поддержания стабильности компании.

Что же такое бизнес-процессы? Действительно ли они могут помочь удержаться компании на рынке при нынешней непростой экономической ситуации в стране?

Прежде всего, следует разъяснить понятие собственно процесса. Для этого необходимо различать такие понятия, как процесс и явление. Последнее является разовым состоянием, а процесс, в свою очередь, повторяется посредством каждого индивидуально проявления, что взаимосвязаны между собой. Таким же образом можно обозначить и бизнес-процесс. Каждый отдельный элемент производственного механизма совмещается с целью получения на выходе готового продукта. Комплекс конкретных частей финансовой сферы в итоге обеспечивает прибыль. Система мероприятий, проводимых с кадровым составом, продуцирует сплоченный коллектив профессионалов, а соединение всех потоков информационного характера способствует рождению новых технологий.

Таким образом, бизнес-процесс является комплексом действий, процедур, операций, мер, регулярно повторяющихся и дающих определенный конечный итог, иное название которому – цель предпринимательства. Для выполнения всех тех компонентов, которые составляют бизнес-процессы, всегда происходит использование тех или иных ресурсов:

Человеческие (кадровый состав);
Сырье;
Технологии;
Техника;
Информация;
Финансы и т.п..

Во время реализации бизнес-процесса производится продукт, который в обязательном порядке должен обладать определенной ценностью для потребительской группы, руководителя, работников организации.

Моделирование бизнес-процесса

Проектирование бизнес-процесса и его воплощение в действительность следует осуществлять одному человеку – начальнику, директору, руководителю проекта либо самому предпринимателю. Зачастую бывает так, что руководитель не имеет достаточных компетенций в данной сфере или же не обладает достаточным количеством времени для построения бизнес-процессов в своей компании. В этом случае они обращаются к специалистам, которые имеют большой опыт в этом деле. При этом бывает даже так, что руководитель компании не понимает важности построения бизнес-процессов.

Специалисты в области менеджмента дают разнообразные определения бизнес-процессу, однако, в общих чертах, все толкования подразумевают одинаковое:

бизнес-процесс является комплексом операций, которые следуют одна за другой в строгой последовательности, направленные на преобразование материалов, что поступают, и информации в итоговую продукцию, обладающую ценностью для потребителя;
под бизнес-процессом подразумевается формирование ценности (не стоимости) продукта для клиента, что со стороны владельца обозначается прибылью;
понятие заключается во взаимосвязи ряда функций производственного характера и совокупности манипуляций, характеризующихся входящими ресурсами, итоговым продуктом, который должен соответствовать запросам потребителя;
бизнес-процесс представляет собой трансформацию ресурсов на входе в конечный продукт процесса в целом, что является реализацией единственного, основного предназначения предпринимательства, приводящей к достижению главной цели;
бизнес-процесс является совокупностью манипуляций, выполняемых в строгой последовательности, с соблюдением цикличности, которые направлены на решение конкретной задачи предпринимателя.

Основные свойства бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс характеризуется тремя главными свойствами, отражающими его содержание, а именно, отвечающие на вопрос предназначения данного процесса в организации. В случае, когда какое-то из свойств не функционирует в направлении достижения единой цели бизнеса, можно говорить о факте ввергания предпринимательства в убытки либо приближение к нулю.

1. Стоимость бизнес-процесса. Всегда следует стремиться к достижению минимального значения данного параметра. В данном случае имеется ввиду выбор средств и методов, которые способствовали снижению себестоимости процесса, обеспечивающей прирост прибыли в общем. В случае внимательного отношения к данному параметру, можно говорить об успешном будущем перспективного бизнеса.

2. Продолжительность процесса. Постоянно следует направлять свою деятельность на сокращение данной характеристики. К примеру, можно вспомнить историю о Форде, который изобрел конвейер, существенным образом уменьшив временные затраты на процесс сборки авто. Соответственно, от скорости процесса напрямую зависит производительность организации.

3. Восприятие бизнес-процесса в качестве средства по удовлетворенности пользовательских ожиданий. Следует стремиться к непрерывному росту качественных характеристик товара, который производится, либо услуги, что предоставляется.

Вы все еще думаете, что без правильно построенных бизнес-процессов сможете стабильно существовать на рынке? Не приведет ли это к краху компании? Может, стоит заранее подговиться и решить проблемы, чем принимать их как данность? Специалисты BulgarPromo помогут Вам сохранить стабильность Вашей компании! Мы - профессионалы своего дела!

Звоните! +7(843) 524-73-75

Автор Гульназ Авхадшина

Следующая статья

Читайте также: Регулярный менеджмент. Программа обучения Сайт или приложение Конкурентное сотрудничество Адаптивный дизайн веб-сайта

bulgar-promo.ru

Быстрый старт > Фундаментальные объекты > Бизнес-процесс

На каждом предприятии выполняется два вида процессов:

1.	Производственные (технологические).

2.	Бизнес-процессы (офисные).

Производственные процессы описывают материальные потоки, а бизнес-процессы — информационные потоки.

Пример.

На складе происходит выгрузка готовой продукции, и результаты по выполнению данного производственного процесса (например, количество полученной продукции, количество бракованной продукции и т.д.) заносятся в АСУТП. Параллельно в отделе продаж выполняется бизнес-процесс по оформлению документации для заказчика на вышеуказанную продукцию.

По определению WfMC (Workflow Management Coalition, международной организации, занимающейся стандартами систем workflow), бизнес-процесс – это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют цель предприятия, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения.

Характеристики бизнес-процессов

Целенаправленность

Цель выполнения процесса должна быть определена, при этом она должна быть измеряемой.

Пример.

Торговая организация поставила перед исполнителями процесса продаж цель: значительно увеличить объем продаж готовой продукции. Ни исполнители, ни руководители не смогут определить, наступил этот момент по истечении какого-то времени или нет, т.к. никто не знает, что значит значительное увеличение объема продаж. При иной постановке цели, например: Увеличение объема продаж на 20% в течение третьего квартала текущего года относительно результатов, достигнутых за предыдущий квартал, — руководители имели бы чёткое представление о том, чего именно и когда они могут требовать от своих подчиненных, а исполнители понимали, что они должны сделать и в какой срок.

Взаимодействие (интерфейс)

Не всегда функционирующие на предприятии процессы соответствуют реальной необходимости. Процессный подход позволяет решить эту проблему. Для каждого процесса определяется потребитель результата, получаемого при выполнении данного процесса. Именно потребитель будет являться тем лицом, которое будет оценивать, насколько достигнутый результат соответствует поставленной цели.

Последовательность (поток)

Для того чтобы выполнение процесса происходило без сбоев и ошибок со стороны исполнителей, нужно определить, а еще лучше зафиксировать в соответствующих документах порядок выполнения процессов. Для каждого процесса важно указать перечень входящих в его состав функций и задать порядок их выполнения. При этом функции в процессах могут выполняться не только последовательно, но и параллельно.

Пример.

После того как в отделе продаж принимается решение о приобретении той или иной товарно-материальной ценности, это решение сообщается поставщику. Сообщение поставщику можно отправить несколькими способами: по электронной почте и по факсу. Причем обе функции выполняются параллельно, чтобы гарантировать доставку сообщения адресату.

См. также:

km61.intalev.ru

Тема 5. Процессный подход и моделирование бизнес-процессов

По существу, построить любую систему управления можно только на основе однозначно определенных объектов, из которых будет состоять эта система. То же самое относится к системе процессного управления организацией. Самыми главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» — то, чем управляют, и «Субъект управления» — тот, кто управляет. Также при построении бизнес-модели организации приходится сталкиваться с такими понятиями как бизнес-процессы и функции.

Классическое определение функции в бизнесе выглядит следующим образом.

Функция- устойчивая совокупность однородных специализированных работ (действий, операций), способность реализации которых поддерживается в компании.

В настоящее время сформулированы несколько различающихся определений бизнес-процессов.

Бизнес-процесс- совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя (М. Хаммер, Д. Чампи).

Бизнес-процесс- несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих конкретную цель текущей деятельности в рамках существующей организационной структуры.

Бизнес-процесс- совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют «входы» в «выходы» (ISO 9000:2000).

Бизнес-процесс– это цепочка работ (функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга.

Из приведенных определений и смысла, вкладываемого консультантами-практиками в данные понятия, бизнес-процессы и функции можно охарактеризовать следующим образом:

бизнес-процессы и функции состоят из работ;
различие между процессами и функциями заключается в различии способов объединения работ и используемых элементов для их описания (см. табл. 1.1);
функция является частью бизнес-процесса и при этом может входить, как в различные этапы процесса, так и в различные бизнес-процессы (см. рис. 1.2).

Рис. 5.1. Бизнес-процессы и функции

Таблица 5.1. Различия между бизнес-процессами и функциями

Функция

Бизнес-процесс

Состоит из однородных (одинаковых) работ;

Работы, входящие в состав функции в совокупности представляют узкопрофильный вид деятельности.

Состоит из разнородных (различных) работ;

Работы, входящие в состав процесса в совокупности представляют широкопрофильный вид деятельности, на выходе которого получается результат, обладающий ценностью для потребителя;

Описание процесса включает перечень «входов», «выходов», «поставщиков» и «потребителей» бизнес-процесса.

В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система – система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуг.

Достижение определенной совокупности целей за счет выполнения бизнес-процессов называется деревом целей. Дерево целей имеет, как правило, иерархический вид. Каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

Бизнес-процессы реализуют бизнес-потенциал компании. Множество работ, входящих в состав бизнес-процессов, представляет иерархическую декомпозицию функциональной деятельности и называется деревом функций (функционалом).

Бизнес-процессы связаны с показателями деятельности предприятия, образующими дерево показателей. На основании показателей строится система показателей оценки эффективности выполнения процессов.

Владельцы процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

количество производимой продукции заданного качества за определенный интервал времени;
количество потребляемой продукции;
длительность выполнения типовых операций и др.

Критериями эффективности основных процессов являются обычно качество, точность и своевременность выполнения каждого заказа. Многие потребители рассматривают увеличение качества как нечто более важное, чем уменьшение цены.

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия (хотя права и полномочия для простоты тоже можно отнести к ресурсам должностного лица). Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет какие либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим.

Владелец процесса— это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса,

Он должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность. Владельцу бизнес-процесса необходимо обладать коммуникативностью, энтузиазмом, способностью влиять на людей и производить изменения.

Определим еще несколько понятий, а именно:

• выход (продукт) процесса;
• вход процесса;
• ресурс процесса.

Выход (продукт) процесса — материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношениюк процессу клиентами.

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация в виде отчетов, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и т.д.

Вход бизнес-процесса— материальный или информационный объект, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и т.д.

Ресурс бизнес-процесса— материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр. Владелец процесса в ходе планирования и управления процессом производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучшего результата процесса. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.

Управляющий фактор бизнес-процесса— материальный или информационный объект, регламентирующий выполнение процесса, но не являющийся входом процесса.

Пример 1. В случае процесса «маркетинг» информация является основнымвходом, который преобразовывается ввыход —отчет, контрактили прогноз продаж. В случае основных производящих и вспомогательных процессов или подразделений информация о планах и перспективах организации, о конкурентах и рынке может являться ресурсом или управляющим фактором, так как напрямую не преобразовывается в выходы.

Пример 2. Персонал, с точки зрения основных процессов, является ресурсом, который поставляет кадровая служба. Сточки зрения кадровой службы — персонал это продукт, который поступает на вход в виде необученных кандидатов на заполнение вакансий, а на выходе процесса подбора и обучения кадров готовые специалисты передаются руководителям подразделений.

Пример 3 Счет на оплату является входом для финансовой службы. Выходом является оплаченный счет или копия платежного поручения. Для основного процесса бюджет, в рамках которого производится оплата счетов, является ресурсом .

Существует еще несколько признаков, по которым можно отнести объекты к категориям входов или ресурсов.

Ресурсы процесса:

• находятся под управлением владельца процесса;
• их объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса.

Входы процесса:

• поступают в процесс извне;
• их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта.

Деление объектов, необходимых для выполнения процесса, на «входы» и «ресурсы», является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса, является точное определение того, что должно поступить в распоряжение владельца процесса, чтобы процесс состоялся и был выполнен успешно.

Пример 4. Рассмотрим процесс производства готовой продукции и процесс обслуживания оборудования. Предположим, что владельцем процесса производства является директор по производству, а владельцем процесса обслуживания оборудования — главный механик. В этом случае работоспособное оборудование является ресурсом, необходимым для осуществления процесса производства. В то же время работоспособное оборудование является выходом процесса обслуживания оборудования.

Пример 5. Рассмотрим процесс сбыта готовой продукции и процесс транспортного обслуживания. Владельцем первого процесса является начальник отдела сбыта, второго — начальник транспортного цеха. Для выполнения работы владельцу процесса сбыта требуется служебный автомобиль, причем он должен быть доступен определенное количество часов в месяц. Эти часы возможного использования автомобиля являются ресурсом для процесса сбыта. Для процесса транспортного обслуживания выходом процесса будет технически исправный, заправленный и готовый к эксплуатации автомобиль. Обратим внимание, что за состояние автомобиля отвечает начальник транспортного цеха, а использует его возможности по транспортировке (в качестве ресурса своего процесса) начальник отдела сбыта.

Выходы, входы и ресурсы должны обозначаться существительными, поскольку они являются материальными объектами.

При обозначении выходов или входов процесса часто приходится сталкиваться со следующей проблемой. Различные методики описания процессов разделяют материальный объект и сопутствующую ему документацию на два различных объекта или два различных потока — материальный поток и информационный поток (документальный поток).

В некоторых случаях такое разделение является оправданным, в некоторых — нет. Рассмотрим данную ситуацию на следующем примере.

Пример 6. Для потребителя получаемый продукт должен состоять из самого продукта и сопроводительной документации. Сопроводительная документация может состоять из накладной, паспорта, сертификата, чека, подтверждающего оплату данного продукта товара или услуги. Последним звеном в поставке продукта (товара или услуги) потребителю является кладовщик (экспедитор, курьер). Если эти лица передают потребителю продукт без необходимой сопроводительной документации, то продукт в ряде случаев вообще не может быть использован по назначению. Например, продукт без сертификата соответствия, если этот продукт включен в список продуктов обязательной сертификации. Соответственно, случаи поставки продукта без документации должны рассматриваться как случаи некомплектной поставки или выпуска дефектной продукции.

Кратко рассмотрим базовую методику управления процессом. На рисунке 5.1 показана концептуальная схема управления процессом, основанная на сформулированном выше определении процесса.

Рис. 5.1. Концептуальная схема управления процессом

Процесс, представленный на рисунке 5.1, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Можно дополнить определение владельца процесса, приведенное выше, следующим образом: «владелец процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса». Таким образом, в рассматриваемом понимании процессного подхода к управлению наличие владельца процесса, обладающего ресурсами, является важнейшим необходимым условием.

Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Процесс не может существовать отдельно от организации. Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

Таким образом, на рисунке 5.1 представлена достаточно сложная схема процесса, учитывающая взаимосвязь горизонтальных материальных потоков и ресурсов и вертикальных информационных потоков и управленческих взаимодействий.

studfiles.net

Что можно отнести к основным характеристикам бизнес процесса

2.3. Классификация бизнес-процессов предприятия

Понятие бизнес-процесса

Моделирование бизнес-процесса

Основные свойства бизнес-процессов

Быстрый старт > Фундаментальные объекты > Бизнес-процесс

Тема 5. Процессный подход и моделирование бизнес-процессов

Смотрите также